Dizajnirajte automatizaciju s jasnim izlazom za ljude

Automatizacija predvidljivog zadatka može smanjiti ponovni rad. Automatizacija bez definiranja što se događa kada se suočimo s dvosmislenošću samo prenosi problem na kupce ili kolege. Dizajn treba uključiti situacije u kojima se alat mora zaustaviti.

Navedite normalne staze i iznimke

Mapirajte očekivane unose, poznate pogreške i uvjete koji zahtijevaju prosudbu. Primjeri: nedostatak informacija, kontradiktorne poruke, hitan zahtjev ili veliki utjecaj netočnog odgovora. Definirajte koje slučajeve automatizacija može sigurno riješiti.

Stvorite čitljiv prijenos

Kada tok eskalira do osobe, pošaljite minimalni potrebni kontekst, što je već pokušano i zašto je zadatak eskalirao. Upozorite korisnika na prijenos i nemojte ga tjerati da nepotrebno ponavlja cijelu priču.

Pratite i učite od preporuka

Zabilježite količinu, razloge, vrijeme rješavanja i kvarove. Provjerite usmjeravaju li pravila previše, premalo ili pogrešnom timu. Ne pokušavajte eliminirati sve preporuke: neke su znakovi da proces štiti kvalitetu i povjerenje.

Pokrenite ograničeni pilot, omogućite način traženja pomoći i pauzirajte automatizaciju ako se pojave pogreške s važnim posljedicama. Revidirajte crtež kada se promijeni proces ili tip unosa.

Često postavljana pitanja

Kada to trebam proslijediti nekome?

Kada postoji nejasnoća, nedostatak podataka, zahtjev izvan opsega ili značajne posljedice. Odredite ove kriterije s onim tko je odgovoran za proces.

Treba li prijenos uključiti cijelu povijest?

Uključite koristan i vjerodostojan kontekst dok minimalizirate nepotrebne podatke. Osoba mora razumjeti što se dogodilo bez primanja nevažnih informacija.

Kako znati radi li automatizacija?

Ocijenite točan završetak, neuspjehe, ukupno vrijeme, zadovoljstvo i broj preporuka. Nijedna metrika ne opisuje kvalitetu.

Kako biste nastavili učiti s praktičnim idejama za poslovanje, pretplatite se besplatno na Ímpetus newsletter.