Sådan sælger du til det offentlige: udbud som salgskanal

Udbudsmaterialet var på toogfyrre sider, og Mette læste første side tre gange.

Det var en tirsdag aften, grossistlageret var lukket, og hun sad på kontoret bagest i lokalet med en gul overstregningstus og en kold kop kaffe. En nabokommune ville købe køkkenrulle, flydende håndsæbe, affaldsposer og desinfektionsmiddel til kommunens skoler. Præcis det, hendes virksomhed leverede hver eneste dag til boligforeninger og restauranter.

Hun havde fundet udbuddet ved et tilfælde. Og den første tanke var: "Det her er ikke for mig."

Den sætning kostte hende næsten en af de bedste kunder, grossisten nogensinde fik.

Kan en lille virksomhed sælge til det offentlige?

Ja. Kommuner, regioner, staten, skoler, hospitaler og andre offentlige myndigheder køber ind hele tiden, og for køb over bestemte beløb skal det ske åbent og i konkurrence, typisk gennem et udbud. Reglerne bygger på EU's udbudsregler og den danske udbudslov, og mange udbud kan deles op i delaftaler, så mindre virksomheder kan byde på en del af opgaven. Det er ingen genvej, og der er ingen garanteret sejr, men det er en salgskanal, der står åben for enhver virksomhed med styr på papirerne.

Mettes problem var ikke størrelsen. Det var kortet.

Uge 1: det, hun troede, hun vidste

Før den tirsdag stammede alt, hvad Mette vidste om udbud, fra Torben.

Torben drev en lignende grossistvirksomhed på den anden side af byen, og de to mødtes til netværksmøderne i erhvervsforeningen. Han talte om udbud med den sikkerhed, man får af at have prøvet én gang for mange år siden. "Det er alt sammen aftalt på forhånd. Kun dem, der kender nogen, vinder. Og det offentlige betaler alligevel for sent."

Mette gentog den sætning i årevis uden at tjekke en eneste del af den.

Da hun for alvor åbnede udbudsmaterialet, var den første overraskelse mængden af skrevne regler, ikke af venskaber. Det hele stod der: hvad kommunen ville have, i hvilken mængde, med hvilken specifikation, hvilke dokumenter der skulle til, hvordan vinderen blev valgt, og hvornår og hvordan der blev betalt. Intet var hemmeligt. Der var bare meget kedeligt.

Uge 2: registreringer og papirer

For at sælge til en offentlig myndighed skal virksomheden kunne dokumentere, at den findes, og at tingene er i orden. Mette lavede en liste over, hvad udbudsmaterialet krævede, og strøg af, punkt for punkt:

Adgang til udbudsportalen. Myndighederne offentliggør deres udbud på elektroniske udbudsportaler, og de store udbud findes også i EU's fælles udbudsdatabase. Man opretter sig som leverandør og kan følge de udbud, der matcher ens branche.

Dokumentation for, at skat og afgifter er i orden. Én af hendes attester var udløbet. Det tog hende en uge at få det bragt i orden.

Virksomhedsdokumenter. CVR-oplysninger, forsikringer og i nogle tilfælde referencer: en bekræftelse fra en kunde på, at du tidligere har leveret det samme, og at det gik godt. Mette bad formanden i en af de boligforeninger, hun leverede til.

Det var ikke svært. Det var besværligt, og netop den slags besvær holder de dovne konkurrenter ude.

Uge 4: det første tilbud (og det første nederlag)

Udbuddet blev afgjort på pris, og det er den mest almindelige form ved indkøb af forbrugsartikler. Alle afgiver et lukket tilbud, og myndigheden vælger det laveste blandt dem, der opfylder kravene.

Mette sad nervøst og klikkede sig igennem tilbudsskemaet, og så ventede hun. Og tabte. Og tabte igen, tre uger senere, på et andet udbud.

Her gjorde hun det, Torben aldrig gjorde: I stedet for at konkludere, at det hele var aftalt på forhånd, gik hun ind og undersøgte, hvem der havde vundet, og til hvilken pris. Resultaterne er nemlig offentlige. Og hun så noget enkelt. Hun konkurrerede på varer med enorme mængder mod grossister, der købte direkte fra fabrikken. På de mindre og mere specifikke varer så konkurrencen helt anderledes ud.

Måned 6: det, der ændrede sig ved det fjerde tilbud

Ved det fjerde udbud forsøgte Mette ikke at vinde alt. Hun valgte kun de delaftaler, hvor hun havde en reel pris: flydende håndsæbe i refill og et bestemt desinfektionsmiddel, som hun allerede købte godt ind.

Hun vandt to delaftaler.

Kommunen købte ikke det hele på én gang. Resultatet blev en rammeaftale: et dokument, hvor myndigheden fastlægger den vindende pris og bestiller løbende efter behov i en aftalt periode. I praksis betød det ordrer, der kom i løbet af månederne, uden at hun skulle sælge forfra hver gang.

Hun blev ikke rig. Hun måtte planlægge sin likviditet, fordi betalingen fulgte egne frister og trin, og én måned kom pengene for sent. Hun lærte at regne fragt og afgifter ind, før hun afgav et tilbud. Men hun fik noget, ingen boligforening havde givet hende: en kunde, der offentliggør i god tid, hvad den kommer til at købe.

Det, Torben stadig ikke ved

Ved det seneste møde i erhvervsforeningen klagede Torben over, at restauranterne handlede mindre, og at boligforeningerne forhandlede deres aftaler om.

Mette havde mærket det samme. Men hun havde en vej mere: ordrerne fra rammeaftalen, to udbud under vurdering og attester, der altid var i orden.

De har den samme varevogn, det samme lager, de samme leverandører. Den ene har en salgskanal mere. Den anden har en holdning til den.

Sådan kommer du i gang med at sælge til det offentlige, trin for trin

1. Vælg, hvor du leder. Begynd med din egen kommune og nabokommunerne, hvor fragt og logistik virker til din fordel. Følg deres indkøb og de åbne udbud på udbudsportalerne.

2. Få styr på papirerne, før du har brug for dem. Hold dokumentationen ajour og leverandøroplysningerne klar. Mange virksomheder misser chancen, fordi de opdager en udløbet attest aftenen før fristen.

3. Læs tre udbudsmaterialer helt igennem, før du byder på det første. Du lærer ordforrådet, fristerne og de krav, der går igen i din branche.

4. Se på resultaterne af afsluttede udbud. De viser, hvem der vinder, og hvilket prisleje de ligger i. Det er gratis markedsundersøgelse.

5. Byd først, hvor du har en reel fordel. Specifikke varer, mindre delaftaler, områder hvor lokale virksomheder har en naturlig fordel.

6. Regn hele regnestykket igennem. Indkøbspris, fragt, afgifter, betalingsfrist og minimumsavance. Hvis det ikke hænger sammen, så lad være med at byde.

Udbud er én kanal. Det skal ikke være den eneste

Der er en risiko, Mette så tidligt: At være afhængig af det offentlige er lige så farligt som at være afhængig af én stor kunde. Budgetter ændrer sig, betalingsfristerne strammes, og et udbud kommer ikke nødvendigvis igen. En virksomhed, der kun lever af udbud, lever også i fest eller fattigdom.

Det, der gjorde forskellen for hende, var at behandle udbud som én kanal blandt flere: boligforeningerne, restauranterne, anbefalingerne fra erhvervsforeningen og nu også de offentlige myndigheder. Hvis én køler af, holder de andre. Hvis din virksomhed er for afhængig af én køber, kan du læse hvad du gør, når din virksomhed er afhængig af én stor kunde.

Og her er spørgsmålet, der står tilbage til dig: Hvor mange kanaler som denne findes der for din virksomhed, som du aldrig har undersøgt, bare fordi nogen en dag sagde, at de ikke var noget for dig?

Guiden til 100 kanaler til kundeanskaffelse af Luiz Philipe Campos har udbud blandt sine 100 kanaler, side om side med kold e-mail, telefonisk salg, feltsalg, messer, foreninger, partnerskaber, markedspladser og snesevis af andre, samlet i 10 dele. For hver kanal får du: hvad den er, et praktisk eksempel, det første skridt til at afprøve den, hvem den passer bedst til, og hvad det koster at teste. Bonusserne er et regneark, hvor du kan score hver kanal og vælge dine tre første, og en 30-dages plan, dag for dag, til at lancere den første.

Det er det kort, Mette ville have ønsket sig længe før den tirsdag aften.

Næste skridt

Vær ikke afhængig af en enkelt måde at vinde kunder på

Alt i denne artikel fungerer bedre, når der kommer nye kunder hver måned. De fleste virksomheder er afhængige af to eller tre kanaler og lider, når en af ​​dem bremser. Guiden til 100 anskaffelseskanaler viser 100 måder at vinde kunder på, et praktisk eksempel på hver enkelt og det første skridt til at teste det med at bruge lidt eller intet.

• ✓De 100 kanaler, én efter én, fra de bedst kendte til dem, næsten ingen bruger
• ✓Et praktisk eksempel og et billigt første skridt for hver kanal
• ✓En enkel måde at vælge de kanaler, der passer til din virksomhed nu
• ✓Bonus: Kanalens scorekort
• ✓Bonus: 30-dages testplan

Få guiden til 100 anskaffelseskanaler for 45 €

Engangsbetaling · Øjeblikkelig adgang · 7-dages garanti

Du får adgang med det samme, og betalingen er en engangsbetaling med 7 dages garanti via Hotmart. Du behøver ikke teste alle 100. Du skal finde de tre, der giver mening for din virksomhed, og starte med én.

Mette og Torben er personer, der er skabt til denne tekst.

Ofte stillede spørgsmål

Kan en lille virksomhed deltage i udbud?+

Ja. Enhver virksomhed med styr på sine forhold kan deltage, og mange udbud er delt op i delaftaler, så mindre virksomheder kan byde på dele af opgaven. Man skal leve op til kravene i udbudsmaterialet, for eksempel at dokumentationen for skat og afgifter er i orden.

Hvilke regler gælder for offentlige udbud?+

Reglerne bygger på EU's udbudsdirektiver og den danske udbudslov. Hvert udbud har sine egne konkrete betingelser, så det vigtigste er at læse udbudsmaterialet grundigt. Er du i tvivl om en enkelt regel, så spørg myndigheden eller en rådgiver.

Hvor finder jeg udbud til min virksomhed?+

På de elektroniske udbudsportaler, i EU's fælles udbudsdatabase for de store udbud og på de enkelte kommuners og regioners egne indkøbssider. Begynd med din egen kommune og nabokommunerne, hvor logistikken er mest fordelagtig. Én måneds overvågning af udbud i din branche viser dig størrelsen på mulighederne.

Betaler det offentlige til tiden?+

Betalingsfristerne følger reglerne i udbudsmaterialet og aftalen og kan variere mellem myndigheder. Forsinkelser kan forekomme, så planlæg din likviditet, og gør dig ikke afhængig af kun denne kanal. Det hjælper at læse om myndighedens tidligere forløb og tale med andre leverandører.

Hvor passer udbud ind blandt kanalerne til at skaffe kunder?+

I Guiden til 100 kanaler til kundeanskaffelse hører salg til det offentlige til delen om aktiv opsøgning og direkte salg, sammen med kold e-mail, telefon og feltsalg. Guiden viser det første skridt til at afprøve hver kanal og prisen på testen, så du kan afgøre, om udbud skal være blandt dine tre første.

Virker det for min type virksomhed?+

Ja. Kanalerne dækker lokale virksomheder, serviceudbydere, netbutikker, B2B-virksomheder og professionelle. Guiden hjælper dig med at vælge dem, der passer til din sag.

Hvordan modtager jeg guiden?+

Lige efter betaling sender Hotmart adgangen til din e-mail. Du kan læse den på din telefon, computer eller udskrive den.

Hvad hvis jeg ikke kan lide det?+

Du har 7 dages garanti. Hvis det ikke er noget for dig, skal du bede om en refusion gennem Hotmart inden for denne periode.

Vejledningen til 100 anskaffelseskanaler

100 måder at vinde kunder på uden at være afhængig af en enkelt salgskilde

Få guiden til 100 anskaffelseskanaler for 45 €

Engangsbetaling · Øjeblikkelig adgang · 7-dages garanti