Ako predávať štátu: verejné obstarávanie ako predajný kanál

Výzva mala štyridsaťdva strán a Jana si prvú stranu prečítala trikrát.

Bol utorok večer, sklad už zatvorený, ona sedela v kancelárii vzadu so žltým zvýrazňovačom a vychladnutou kávou. Mesto neďaleko vyhlásilo súťaž na papierové utierky, tekuté mydlo, vrecia na odpad a dezinfekciu pre mestské školy. Presne to, čo jej veľkoobchod predával každý deň bytovým domom a reštauráciám.

Našla ju náhodou. A prvé, čo si pomyslela, bolo: „Toto nie je pre mňa.“

Táto jedna veta ju takmer stála jedného z najlepších zákazníkov, aké kedy mala.

Môže malá firma predávať štátu?

Áno. Mestá, samosprávne kraje, školy, nemocnice a ďalšie verejné inštitúcie nakupujú tovary a služby neustále a zo zákona to musia robiť verejne a v súťaži, najčastejšie cez verejné obstarávanie. Pravidlá upravuje zákon o verejnom obstarávaní a dohľad vykonáva Úrad pre verejné obstarávanie. Nie je to skratka a víťazstvo nikto nezaručuje, ale je to predajný kanál otvorený každej firme, ktorá si plní povinnosti a spĺňa podmienky účasti.

Janin problém nebola veľkosť firmy. Bola to mapa.

Prvý týždeň: čo si myslela, že vie

Všetko, čo Jana pred tým utorkom o verejnom obstarávaní vedela, pochádzalo od Mareka.

Marek mal podobný veľkoobchod na druhom konci mesta a stretávali sa na schôdzach obchodnej komory. O súťažiach hovoril s istotou človeka, ktorý to raz skúsil, pred rokmi. „To je dohodnutá hra. Vyhráva len ten, kto niekoho pozná. A štát aj tak neplatí.“

Jana tú vetu opakovala roky a ani jednu jej časť si nikdy neoverila.

Keď výzvu otvorila naozaj, prvým prekvapením bolo množstvo napísaných pravidiel, nie množstvo priateľstiev. Bolo tam všetko: čo mesto chce, v akom množstve, s akou špecifikáciou, aké doklady požaduje, ako bude súťaž prebiehať, kedy a ako zaplatí. Nič tajné. Veľa nudného.

Druhý týždeň: registrácia a papierovačky

Kto chce predávať verejnému sektoru, musí preukázať, že existuje a že má poriadok v povinnostiach. Jana si spísala, čo výzva žiada, a postupne odškrtávala:

Registrácia v systéme elektronického obstarávania. Väčšina súťaží beží cez elektronické platformy, napríklad cez štátny systém EVO alebo cez systémy, ktoré si obstarávatelia prenajímajú. Informácie o súťažiach sa zverejňujú aj vo Vestníku verejného obstarávania.

Potvrdenia o bezúhonnosti a bez nedoplatkov. Daňový úrad, Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne. Jedno potvrdenie jej vypršalo, vybavovanie zabralo týždeň.

Doklady firmy. Výpis z obchodného registra, a niekedy aj referencia: dokument od zákazníka, že ste mu dodali presne to, čo ste sľúbili. Jana ho vyžiadala od správcu jedného z bytových domov, ktoré zásobovala.

Jednotný európsky dokument. Čestné vyhlásenie, že spĺňate podmienky účasti, ktoré mnohí obstarávatelia akceptujú namiesto kopy papierov. Poznať ho pomáha ušetriť čas.

Nebolo to ťažké. Bolo to prácne, a práve takú prácu leniví konkurenti nerobia.

Štvrtý týždeň: prvá súťaž (a prvá prehra)

Išlo o nadlimitnú či podlimitnú zákazku s elektronickou aukciou: súťaž, v ktorej firmy pošlú ponuky a potom sa cez internet prebíjajú nižšími cenami. Vyhráva najnižšia cena spomedzi tých, ktorí splnili podmienky.

Jana sa o deviatej ráno prihlásila s vlhkými dlaňami. Sledovala, ako ceny na obrazovke klesajú. Prestala, keď sa cena dostala pod to, za čo ona vedela nakúpiť od dodávateľa.

Prehrala. A o tri týždne znova, v ďalšej súťaži.

Vtedy urobila to, čo Marek nikdy: namiesto záveru, že je to dohodnutá hra, sa išla pozrieť, kto vyhral a za koľko. Výsledky sú tiež verejné. A všimla si jednoduchú vec. Súťažila o obrovské objemy proti veľkoobchodom, ktoré nakupovali priamo od výrobcu. Pri menších a špecifickejších položkách vyzerala konkurencia úplne inak.

Šiesty mesiac: čo sa zmenilo pri štvrtej súťaži

Pri štvrtej výzve sa Jana nesnažila vyhrať všetko. Vybrala len tie časti, v ktorých mala skutočne dobrú cenu: tekuté mydlo v náplniach a jeden špecifický dezinfekčný prostriedok, ktorý už vedela výhodne nakupovať.

Vyhrala dve časti.

Mesto nenakúpilo všetko naraz. Výsledkom bola rámcová dohoda: dokument, v ktorom verejný obstarávateľ zafixuje víťaznú cenu a objednáva podľa potreby počas dohodnutého obdobia. V praxi to znamená objednávky, ktoré chodia mesiac po mesiaci, bez toho, aby musela vždy predávať odznova.

Bohatá sa z toho nestala. Musela si plánovať hotovosť, pretože verejné platby majú vlastné lehoty a jeden mesiac meškali. Naučila sa počítať dopravu a dane ešte pred ponukou. Ale získala niečo, čo jej žiadny bytový dom nedal: zákazníka, ktorý vopred zverejňuje, čo bude kupovať.

Čo Marek ešte nevie

Na poslednej schôdzi komory sa Marek sťažoval, že reštaurácie nakupujú menej a bytové domy znovu rokujú o zmluvách.

Jana to cítila tiež. Lenže ona mala ešte jednu cestu: objednávky z rámcovej dohody, dve výzvy v posudzovaní a potvrdenia stále v poriadku.

Obaja majú rovnaké nákladné auto, rovnaký sklad, rovnakých dodávateľov. Jeden z nich má o jeden predajný kanál viac. Druhý má na ňom názor.

Ako začať predávať štátu, krok za krokom

1. Vyberte si, kde hľadať. Začnite vlastným mestom a okolím, kde vám logistika hrá do karát. Sledujte ich profily kupujúceho a Vestník verejného obstarávania.

2. Dajte si veci do poriadku skôr, než ich potrebujete. Potvrdenia aktuálne, registrácia hotová. Mnoho firiem príde o šancu, lebo v predvečer termínu zistia, že im potvrdenie vypršalo.

3. Prečítajte si tri výzvy celé, kým sa prihlásite do prvej. Naučíte sa slovník, lehoty a bežné požiadavky vášho odboru.

4. Pozrite si výsledky ukončených súťaží. Ukážu, kto vyhráva a v akom cenovom pásme. Je to prieskum trhu zadarmo.

5. Súťažte najprv tam, kde máte skutočnú výhodu. Špecifické položky, menšie časti, zákazky, kde sa cení kvalita alebo lokálna dostupnosť.

6. Počítajte celú kalkuláciu. Nákupná cena, doprava, dane, lehota splatnosti a minimálna marža. Ak to nevychádza, ponuku nepodávajte.

Verejné obstarávanie je kanál. Nemalo by byť jediný

Jana videla jedno riziko hneď: závisieť od štátu je rovnako nebezpečné ako závisieť od jedného veľkého zákazníka. Rozpočty sa menia, platby sa predlžujú, súťaž sa nezopakuje. Firma, ktorá žije len zo súťaží, tiež žije v hojnosti alebo v hlade.

Rozdiel urobilo to, že verejné obstarávanie brala ako jeden kanál z viacerých: bytové domy, reštaurácie, odporúčania z komory a teraz aj verejní obstarávatelia. Keď jeden vychladne, druhý drží. Ak vaša firma závisí od jedného kupujúceho príliš, prečítajte si čo robiť, keď firma závisí od jedného veľkého zákazníka.

A otázka, ktorá zostáva pre vás: koľko takýchto kanálov má váš biznis, ktoré ste nikdy neskontrolovali, len preto, že vám niekto raz povedal, že nie sú pre vás?

Sprievodca 100 kanálmi na získavanie zákazníkov od Luiza Philipa Camposa má verejné obstarávanie medzi svojimi 100 kanálmi, vedľa studeného e-mailu, telefonickej prospekcie, predaja v teréne, veľtrhov, združení, partnerstiev, online trhovísk a desiatok ďalších, rozdelených do 10 častí. Ku každému: čo to je, praktický príklad, prvý krok na otestovanie, pre koho funguje najlepšie a koľko stojí test. Bonusy sú tabuľka na bodovanie každého kanála, aby ste vybrali prvé tri, a 30-dňový plán, deň po dni, na spustenie prvého.

Je to mapa, ktorú by si Jana priala mať dávno pred tým utorkovým večerom.

Ďalší krok

Nespoliehajte sa na jediný spôsob, ako získať zákazníkov

Všetko v tomto článku funguje lepšie, keď každý mesiac prichádzajú noví zákazníci. Väčšina podnikov závisí od dvoch alebo troch kanálov a trpí, keď sa jeden z nich spomalí. Sprievodca 100 akvizičnými kanálmi ukazuje 100 spôsobov, ako získať zákazníkov, praktický príklad každého z nich a prvý krok k otestovaniu, či míňate len málo alebo nič.

• ✓100 kanálov, jeden po druhom, od najznámejších až po tie, ktoré takmer nikto nepoužíva
• ✓Praktický príklad a lacný prvý krok pre každý kanál
• ✓Jednoduchý spôsob, ako si teraz vybrať kanály, ktoré vyhovujú vašej firme
• ✓Bonus: Prehľad výsledkov kanála
• ✓Bonus: 30-dňový testovací plán

Získajte sprievodcu 100 kanálmi akvizície pre 29 €

Jednorazová platba · Okamžitý prístup · 7-dňová záruka

Prístup je okamžitý a platba jednorazová, so 7-dňovou zárukou cez Hotmart. Nemusíte testovať všetkých 100. Stačí nájsť tie tri, ktoré dávajú zmysel vašej firme, a začať jedným.

Jana a Marek sú postavy vytvorené pre tento text.

Často kladené otázky

Môže sa malá firma zúčastniť verejného obstarávania?+

Môže. Zúčastniť sa môže každá firma, ktorá spĺňa podmienky účasti, a malé a stredné podniky majú v praxi ľahší vstup do menších zákaziek. Treba splniť požiadavky z výzvy, napríklad mať aktuálne potvrdenia a doklady o oprávnení podnikať.

Ktorý zákon upravuje verejné obstarávanie na Slovensku?+

Verejné obstarávanie upravuje zákon o verejnom obstarávaní a dohľad nad ním vykonáva Úrad pre verejné obstarávanie. Každá výzva prináša aj vlastné pravidlá konkrétnej zákazky, preto je dôležité čítať súťažné podklady celé a pozorne.

Kde nájdem súťaže pre svoju firmu?+

Vo Vestníku verejného obstarávania, v systéme elektronického obstarávania a na profiloch verejných obstarávateľov, teda miest, obcí, škôl či nemocníc. Začnite vo svojom meste a v okolí, kde je logistika výhodnejšia. Mesiac sledovania výziev vo vašom odbore ukáže veľkosť príležitosti.

Platí štát načas?+

Lehoty splatnosti určujú podmienky zákazky a zmluva a môžu sa medzi inštitúciami líšiť. Oneskorenia sa stávajú, preto je dôležité plánovať hotovosť a nespoliehať sa len na tento kanál. Pomáha pozrieť si históriu obstarávateľa a opýtať sa iných dodávateľov.

Kde je verejné obstarávanie medzi kanálmi na získavanie zákazníkov?+

V Sprievodcovi 100 kanálmi na získavanie zákazníkov patrí predaj štátu do časti o aktívnej prospekcii a priamom predaji, vedľa studeného e-mailu, telefónu a predaja v teréne. Sprievodca ukazuje prvý krok na otestovanie každého kanála a náklady testu, aby ste mohli rozhodnúť, či má byť verejné obstarávanie medzi vašimi prvými troma.

Funguje to pre môj typ podnikania?+

áno. Kanály pokrývajú miestne podniky, poskytovateľov služieb, internetové obchody, B2B spoločnosti a profesionálov. Sprievodca vám pomôže vybrať tie, ktoré sa hodia do vášho prípadu.

Ako dostanem sprievodcu?+

Hneď po zaplatení Hotmart odošle prístup na váš e-mail. Môžete si ho prečítať na telefóne, počítači alebo vytlačiť.

Čo ak sa mi to nebude páčiť?+

Máte 7-dňovú záruku. Ak to nie je pre vás, požiadajte o vrátenie platby prostredníctvom Hotmart v tejto lehote.

Sprievodca 100 akvizičnými kanálmi

100 spôsobov, ako získať zákazníkov bez závislosti od jediného zdroja predaja

Získajte sprievodcu 100 kanálmi akvizície pre 29 €

Jednorazová platba · Okamžitý prístup · 7-dňová záruka