Suojaa tietoja ja luottamusta, kun kokeilet tekoälytyökaluja

Keskustelun tai laskentataulukon kopioiminen tekoälypalveluun saattaa tuntua pikakuvakkeelta. Asiakkaiden, työntekijöiden, kumppaneiden tai yrityksen itsensä tiedoilla voi kuitenkin olla käyttörajoituksia ja seurauksia, jos ne paljastetaan, säilytetään tai käytetään uudelleen.

Arvioi ennen jakamista

Erillinen julkinen, sisäinen ja luottamuksellinen materiaali. Poista nimet, yhteystiedot, tilinumerot, valtuustiedot ja tiedot, jotka voivat tunnistaa jonkun, kun niitä ei tarvita. Peitetyt tiedot voivat silti tunnistaa henkilön, kun ne yhdistetään muihin elementteihin.

Ymmärrä työkalun kulku

Lue käyttöehdot ja hallintavaihtoehdot: mitä tietoja lähetetään, kuinka kauan niitä säilytetään, kenellä on pääsy niihin ja voidaanko niitä käyttää palvelun parantamiseen. Vahvista sisäiset käytännöt ja paikalliset velvoitteet ennen suojattujen tietojen sisällyttämistä. Jos et pysty vastaamaan näihin kysymyksiin, käytä kuvitteellisia tietoja tai älä lähetä sisältöä.

Määrittele vastuullisuus ja oikeellisuus

Selvitä, kuka vahvistaa tulosteen, kuinka virheet korjataan ja kuinka käyttäjät voivat pyytää apua. Älä anna työkalun päättää arkaluonteisista asioista yksin ilman asianmukaista arviointia. Tallenna tapahtumat oikeasuhteisesti ja rajoita pääsyä tarvittaviin tietoihin.

Säännöt vaihtelevat maittain ja sektoreittain. Tämä etenemissuunnitelma on toimiva eikä korvaa paikallista oikeudellista neuvontaa. Tutustu liiketoimintaasi koskeviin vaatimuksiin ennen henkilötietojen käsittelyä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Tekeekö nimen poistaminen tiedoista anonyymejä?

Ei aina. Konteksti, päivämäärät ja harvinaiset yksityiskohdat voivat tunnistaa jonkun. Minimoi tai vaihda tietojoukko ja arvioi uudelleentunnistumisen riski.

Voinko liittää sopimuksia yhteenvedon pyytämiseksi?

Vasta sen jälkeen, kun valtuutus, organisaatiokäytäntö, työkalun kokoonpano ja sovellettavat vaatimukset on tarkistettu. Pilattu tai poistettu versio saattaa riittää prosessin testaamiseen.

Kuka vastaa, jos tulos on väärä?

Määritä etukäteen kulusta vastaava henkilö sekä tarkistus- ja korjausmekanismi. Työkalu ei korvaa organisaation vastuuta.

Jos haluat jatkaa oppimista käytännön ideoiden kera, tilaa Ímpetus-uutiskirje ilmaiseksi.