Hvordan selge til det offentlige: offentlige anskaffelser som salgskanal

Kunngjøringen var på førti-to sider, og Ingrid leste første side tre ganger.

Det var tirsdag kveld, grossistlageret for lengst stengt, og hun satt på kontoret bakerst med en gul markeringspenn og kald kaffe. Nabokommunen skulle kjøpe tørkepapir, flytende såpe, avfallssekker og desinfeksjonsmiddel til kommunale skoler. Akkurat det bedriften hennes solgte hver eneste dag til borettslag og restauranter.

Hun hadde funnet kunngjøringen helt tilfeldig. Og den første tanken var: «Dette er ikke for meg.»

Den tanken kostet henne nesten en av de beste kundene grossisten noensinne skulle få.

Kan en liten bedrift selge til det offentlige?

Ja. Kommuner, fylkeskommuner, skoler, sykehus og andre offentlige virksomheter kjøper varer og tjenester hele tiden, og de er pålagt å gjøre det åpent og i konkurranse, som regel gjennom en anbudskonkurranse. Små og mellomstore bedrifter kan delta på lik linje med andre, så lenge de er ryddig registrert og oppfyller kravene i kunngjøringen. Det er ingen snarvei, og ingen garanti for å vinne, men det er en salgskanal som er åpen for enhver ordentlig drevet bedrift. Kunngjøringene ligger offentlig tilgjengelige, blant annet på den nasjonale databasen Doffin.

Ingrids problem var ikke størrelse. Det var at hun manglet kartet.

Uke 1: det hun trodde hun visste

Før den tirsdagen kom alt Ingrid visste om anbud fra Torbjørn.

Torbjørn drev en lignende grossist på den andre siden av byen, og de to møttes på medlemsmøtene i næringsforeningen. Han snakket om anbud med den sikkerheten man får av å ha prøvd én gang, for mange år siden. «Det er avgjort på forhånd. Man vinner bare hvis man kjenner noen. Og det offentlige betaler dårlig.»

I årevis gjentok Ingrid den setningen uten å sjekke en eneste del av den.

Da hun åpnet kunngjøringen på ordentlig, var den første overraskelsen mengden regler, ikke vennskap. Alt sto der: hva kommunen ville ha, i hvilket omfang, med hvilke spesifikasjoner, hvilke dokumenter som kreves, hvordan konkurransen ville foregå, når og hvordan det ble betalt. Ingenting var hemmelig. Det var bare veldig mye kjedelig.

Uke 2: registrering og papirarbeid

For å selge til det offentlige må bedriften dokumentere at den finnes og at alt er i orden. Ingrid skrev en liste over det kunngjøringen ba om og krysset av:

Registrering og tilgang til anskaffelsesportalen. Kommuner bruker som regel en elektronisk konkurransegjennomføringsløsning der tilbudet leveres. Hun opprettet bruker og lastet ned alle dokumentene.

Attester. Skatteattest og, der det kreves, HMS-egenerklæring og bekreftelse på at bedriften er registrert. Én attest var utgått; det tok henne en uke å få orden på den.

Dokumenter om bedriften. Utskrift fra Brønnøysundregistrene og, i noen tilfeller, referanser: et dokument fra en kunde som sier at du har levert dette skikkelig tidligere. Ingrid ba styrelederen i et av borettslagene hun leverte til om å skrive en.

Det var ikke vanskelig. Det var tidkrevende, den typen arbeid som skremmer bort lite seriøse konkurrenter.

Uke 4: det første tilbudet (og det første nederlaget)

Dette var en åpen anbudskonkurranse for varer: tilbudet leveres elektronisk innen fristen, og kunden velger det som scorer best etter kriteriene i kunngjøringen. Ofte er det pris, men ikke alltid.

Ingrid leverte tilbudet med svette hender. Noen uker senere kom svaret: hun hadde ikke vunnet.

Og hun tapte igjen tre uker etter, i en ny konkurranse.

Da gjorde hun det Torbjørn aldri gjorde: i stedet for å konkludere med at alt var avgjort på forhånd, gikk hun og så på hvem som hadde vunnet og til hvilken pris. Resultatene er også offentlige. Og hun så noe enkelt. Hun hadde konkurrert på enorme volumposter, mot leverandører som kjøpte rett fra fabrikk. På de mindre og mer spesifikke postene var konkurransen en helt annen.

Måned 6: det som var annerledes i fjerde forsøk

I den fjerde konkurransen prøvde ikke Ingrid å vinne alt. Hun valgte bare ut delkontraktene der hun hadde en reell pris: flytende såpe på refill og et spesifikt desinfeksjonsmiddel hun allerede kjøpte godt inn.

Hun vant to av delene.

Kommunen kjøpte ikke alt på en gang. Resultatet ble en rammeavtale: en avtale der kunden fastsetter prisen og så bestiller etter behov i en bestemt periode. I praksis betyr det bestillinger som kommer utover månedene, uten at hun må selge på nytt hver gang.

Hun ble ikke rik. Hun måtte planlegge likviditeten, for offentlig betaling følger egne frister og rutiner, og én måned kom betalingen sent. Hun lærte å regne ut frakt og avgifter før hun la inn pris. Men hun fikk noe ingen borettslag kunne gi henne: en kunde som varsler i forkant om hva den skal kjøpe.

Det Torbjørn ennå ikke vet

På det siste møtet i næringsforeningen klaget Torbjørn over at restaurantene hadde færre gjester og at borettslagene reforhandlet avtaler.

Ingrid hadde merket det samme. Men hun hadde én vei til: bestillingene fra rammeavtalen, to konkurranser under vurdering og attester som alltid var i orden.

De to har den samme lastebilen, det samme lageret og de samme leverandørene. Den ene har en salgskanal mer. Den andre har en mening om den.

Slik begynner du å selge til det offentlige, steg for steg

1. Velg hvor du skal lete. Start med din egen kommune og nabokommunene, der frakt og logistikk jobber for deg. Følg med på deres kunngjøringer og på Doffin.

2. Ordne papirene før du trenger dem. Hold attestene oppdatert og registreringene klare. Mange bedrifter mister sjansen fordi de oppdager en utgått attest dagen før fristen.

3. Les tre kunngjøringer fra start til slutt før du leverer det første tilbudet. Du lærer begrepene, fristene og kravene som går igjen i din bransje.

4. Se på resultatene fra avsluttede konkurranser. De viser hvem som vinner og i hvilket prisleie. Det er gratis markedsundersøkelse.

5. Konkurrer først der du har en reell fordel. Spesifikke varer, mindre delkontrakter, poster der lokal levering teller.

6. Gjør hele regnestykket. Innkjøpspris, frakt, avgifter, betalingsfrist og minstemargin. Hvis det ikke går opp, legg ikke inn tilbud.

Offentlige anskaffelser er én kanal. Ikke den eneste

Ingrid så én risiko tidlig: å være avhengig av det offentlige er like farlig som å være avhengig av én stor kunde. Budsjetter endres, betalingsfristene kan bli strammere, og en konkurranse gjentas ikke nødvendigvis. En bedrift som lever kun av anbud, lever også på fest eller sult.

Det som gjorde forskjellen for henne, var å behandle anbud som én kanal blant flere: borettslagene, restaurantene, anbefalingene fra næringsforeningen og nå de offentlige kundene. Kjølner én, bærer de andre. Hvis din egen bedrift er for avhengig av én kjøper, er det verdt å lese hva du gjør når bedriften er avhengig av én stor kunde.

Og det er spørsmålet som står igjen for deg: hvor mange kanaler som denne finnes for din bedrift som du aldri har undersøkt, bare fordi noen en gang sa at det ikke var for deg?

Guiden til 100 kanaler for å skaffe kunder, av Luiz Philipe Campos, har offentlige anskaffelser blant sine 100 kanaler, ved siden av kald e-post, telefonprospektering, oppsøkende salg, messer, nettverk, partnerskap, markedsplasser og dusinvis av andre, ordnet i 10 deler. For hver kanal: hva det er, et praktisk eksempel, første steg for å teste, hvem den passer best for og hva det koster å teste. Bonusene er et regneark der du gir hver kanal poeng og velger de tre første, og en 30-dagersplan, dag for dag, for å lansere den første.

Det er kartet Ingrid skulle ønske hun hadde hatt lenge før den tirsdagskvelden.

Neste trinn

Ikke avhengig av en enkelt måte å vinne kunder på

Alt i denne artikkelen fungerer bedre når det kommer nye kunder hver måned. De fleste virksomheter er avhengige av to eller tre kanaler og lider når en av dem bremser ned. Veiledningen for 100 anskaffelseskanaler viser 100 måter å vinne kunder på, et praktisk eksempel på hver enkelt og det første trinnet for å teste det med lite eller ingenting.

• ✓De 100 kanalene, én etter én, fra de mest kjente til de nesten ingen bruker
• ✓Et praktisk eksempel og et rimelig første trinn for hver kanal
• ✓En enkel måte å velge kanalene som passer din bedrift nå
• ✓Bonus: Målkort for kanal
• ✓Bonus: 30-dagers testplan

Få veiledningen for 100 anskaffelseskanaler for 45 €

Engangsbetaling · Umiddelbar tilgang · 7-dagers garanti

Du får tilgang med en gang, og betalingen er engangsbetaling med 7 dagers garanti gjennom Hotmart. Du trenger ikke teste alle hundre. Du trenger å finne de tre som passer for din bedrift og begynne med én.

Ingrid og Torbjørn er personer skapt for denne teksten.

Ofte stilte spørsmål

Kan en liten bedrift delta i offentlige anbudskonkurranser?+

Ja. Enhver ordentlig registrert bedrift kan delta, uavhengig av størrelse. Du må oppfylle kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, for eksempel å ha attester i orden. Mindre bedrifter har ofte størst sjanse på mindre delkontrakter og spesialiserte poster.

Hvor finner jeg offentlige konkurranser for min bedrift?+

På Doffin, den nasjonale databasen for kunngjøringer, og i kommunenes og fylkeskommunenes egne anskaffelsesportaler. Begynn med virksomhetene i din egen kommune og nabokommunene, der logistikken er best. Å følge kunngjøringene i din bransje i en måned viser hvor stor muligheten er.

Hva er en rammeavtale?+

En rammeavtale er en avtale der det offentlige fastsetter vilkår og priser med en eller flere leverandører, og deretter bestiller varer eller tjenester etter hvert som behovet oppstår i avtaleperioden. For leverandøren betyr det gjentatte bestillinger uten å konkurrere på nytt hver gang.

Betaler det offentlige i tide?+

Betalingsfristene følger konkurransegrunnlaget og kontrakten, og kan variere mellom virksomheter. Forsinkelser kan skje, så det er viktig å planlegge likviditeten og ikke bygge hele bedriften på denne ene kanalen. Å snakke med andre leverandører til samme kunde hjelper deg å vurdere risikoen.

Hvor passer offentlige anskaffelser inn blant kanalene for å skaffe kunder?+

I Guiden til 100 kanaler for å skaffe kunder hører salg til det offentlige til delen om aktiv prospektering og direkte salg, ved siden av kald e-post, telefon og oppsøkende salg. Guiden viser første steg for å teste hver kanal og hva testen koster, så du kan avgjøre om anbud bør være blant dine tre første.

Fungerer det for min type virksomhet?+

Ja. Kanalene dekker lokale bedrifter, tjenesteleverandører, nettbutikker, B2B-bedrifter og fagfolk. Veiledningen hjelper deg å velge de som passer til ditt tilfelle.

Hvordan mottar jeg veiledningen?+

Rett etter betaling sender Hotmart tilgangen til e-posten din. Du kan lese den på telefonen, datamaskinen eller skrive den ut.

Hva om jeg ikke liker det?+

Du har 7 dagers garanti. Hvis det ikke er noe for deg, be om refusjon gjennom Hotmart innen den perioden.

Veiledningen for 100 anskaffelseskanaler

100 måter å vinne kunder uten å være avhengig av en enkelt salgskilde

Få veiledningen for 100 anskaffelseskanaler for 45 €

Engangsbetaling · Umiddelbar tilgang · 7-dagers garanti