Como vender ao Estado: concursos públicos como canal de vendas

O caderno de encargos tinha quarenta e duas páginas e a Joana leu a primeira três vezes.

Era uma terça-feira à noite, a distribuidora já fechada, e ela no escritório dos fundos, com um marcador amarelo e um café frio. A câmara municipal de um concelho vizinho queria comprar papel de cozinha, sabonete líquido, sacos do lixo e desinfetante para as escolas do município. Exatamente o que a empresa dela vendia todos os dias a condomínios e restaurantes.

Tinha dado com o anúncio do procedimento por acaso. E o primeiro pensamento foi: "Isto não é para mim."

Essa frase quase lhe custou um dos melhores clientes que a distribuidora alguma vez teria.

Uma empresa pequena pode vender ao Estado?

Pode. Câmaras municipais, serviços do Estado, escolas, hospitais e outras entidades públicas compram produtos e serviços o ano inteiro e, na maioria dos casos, são obrigados por lei a fazê-lo de forma pública e concorrencial, através de procedimentos de contratação pública regulados pelo Código dos Contratos Públicos. Os anúncios e os contratos ficam publicados, e qualquer empresa regularizada pode concorrer. Não é um atalho e não há vitória garantida, mas é um canal de vendas aberto a quem tiver a casa em ordem.

O problema da Joana nunca foi o tamanho. Foi o mapa.

Semana 1: o que ela julgava saber

Antes daquela terça-feira, tudo o que a Joana sabia sobre concursos públicos vinha do Tadeu.

O Tadeu tinha uma distribuidora parecida do outro lado da cidade, e os dois cruzavam-se nas reuniões da associação comercial. Falava de concursos com a segurança de quem tentou uma vez, anos atrás. "É tudo de cartas marcadas. Só ganha quem conhece alguém. E o Estado paga tarde e a más horas."

A Joana repetiu essa frase durante anos sem verificar uma única parte dela.

Quando abriu o procedimento a sério, a primeira surpresa foi a quantidade de regras escritas, e não de amizades. Estava lá tudo: o que a câmara queria, em que quantidade, com que especificações, que documentos exigia, como decorreria a avaliação das propostas, quando e como pagaria. Nada de secreto. Muita coisa maçadora.

Semana 2: o registo e a papelada

Para vender a uma entidade pública, a empresa tem de provar que existe e que está em dia. A Joana fez uma lista do que o procedimento pedia e foi riscando:

Plataforma eletrónica de contratação. Os procedimentos decorrem em plataformas eletrónicas, onde a empresa se regista e submete a proposta. Os contratos públicos são ainda divulgados no portal BASE. Antes de concorrer, convém registar-se e experimentar a plataforma com calma.

Declarações e certidões de regularidade. Situação contributiva regularizada na Segurança Social e situação tributária regularizada nas Finanças. Uma estava caducada; demorou uma semana a regularizar.

Documentos da empresa. Certidão permanente, declarações exigidas pelo procedimento e, em alguns casos, uma prova de experiência: um documento de um cliente a dizer que já lhe forneceu aquilo como deve ser. A Joana pediu-o ao administrador de um dos condomínios que servia.

Não foi difícil. Foi trabalhoso, do género de trabalho que afasta a concorrência preguiçosa.

Semana 4: o primeiro procedimento (e a primeira derrota)

Era um procedimento de aquisição de bens de uso corrente, o mais comum nas compras do dia a dia. Funciona assim: as empresas apresentam propostas dentro de um prazo e ganha a que cumpre o que o caderno de encargos pede e tem o critério de adjudicação mais favorável, que muitas vezes é, simplesmente, o preço mais baixo.

A Joana submeteu a proposta com as mãos suadas. Esperou o resultado como quem espera a nota de um exame. Quando saiu, percebeu que o preço vencedor ficava abaixo do que ela conseguia pagar ao fornecedor.

Perdeu. E perdeu outra vez, três semanas depois, noutro procedimento.

Foi aqui que fez o que o Tadeu nunca fez: em vez de concluir que era tudo de cartas marcadas, foi ver quem tinha ganho e por quanto. Os contratos adjudicados também são públicos. E percebeu uma coisa simples. Estava a concorrer a artigos de volume enorme, contra distribuidoras que compravam diretamente à fábrica. Nos artigos mais pequenos e mais específicos, a competição era outra.

Mês 6: o que mudou no quarto procedimento

No quarto procedimento, a Joana não tentou ganhar tudo. Escolheu apenas os lotes em que tinha preço a sério: sabonete líquido em recarga e um desinfetante específico que já comprava bem. Quando o procedimento estava dividido em lotes, concorria só àqueles.

Ganhou dois.

A câmara não comprou tudo de uma vez. O contrato fixou o preço e as condições, e as encomendas foram chegando ao longo dos meses, conforme as necessidades das escolas. Na prática, pedidos que entram sem ela ter de vender de novo de cada vez.

Não ficou rica. Teve de planear a tesouraria, porque o pagamento público segue prazos e etapas próprios, e houve um mês de atraso. Aprendeu a calcular o transporte e os impostos antes de apresentar o preço. Mas ganhou uma coisa que nenhum condomínio lhe dava: um cliente que publica com antecedência o que vai comprar.

O que o Tadeu ainda não sabe

Na última reunião da associação, o Tadeu queixou-se de que o movimento dos restaurantes tinha caído e que os condomínios estavam a renegociar contratos.

A Joana também o tinha sentido. Só que ela tinha mais um caminho: as encomendas do contrato, dois procedimentos em análise e as certidões sempre em dia.

Os dois têm a mesma carrinha, o mesmo armazém, os mesmos fornecedores. Um tem um canal de vendas a mais. O outro tem uma opinião sobre ele.

Como começar a vender ao Estado, passo a passo

1. Escolha onde procurar. Comece pelo seu concelho e pelos vizinhos, onde o transporte e a logística jogam a seu favor. Acompanhe as plataformas de contratação e o portal BASE.

2. Regularize antes de precisar. Mantenha as certidões e declarações em dia e o registo nas plataformas pronto. Muitas empresas perdem a oportunidade porque descobrem uma certidão caducada na véspera.

3. Leia três procedimentos inteiros antes de concorrer ao primeiro. Vai aprender o vocabulário, os prazos e as exigências habituais do seu setor.

4. Veja os contratos já adjudicados. Mostram quem ganha e em que faixa de preço. É estudo de mercado gratuito.

5. Concorra primeiro onde tem vantagem real. Artigos específicos, lotes mais pequenos, entidades à sua porta.

6. Faça a conta completa. Preço de compra, transporte, impostos, prazo de pagamento e margem mínima. Se a conta não fecha, não apresente a proposta.

Os concursos públicos são um canal. Não devem ser o único

Há um risco que a Joana viu cedo: depender do Estado é tão perigoso como depender de um único cliente grande. Os orçamentos mudam, os prazos de pagamento apertam, um procedimento não se repete. Uma empresa que vive só de contratação pública também vive entre a festa e a fome.

O que fez a diferença para ela foi tratar os concursos como um canal entre vários: os condomínios, os restaurantes, as recomendações da associação e, agora, as entidades públicas. Se um arrefece, o outro segura. Se a sua empresa depende demasiado de um só comprador, vale a pena ler o que fazer quando a empresa depende de um cliente grande.

E esta é a pergunta que fica para si: quantos canais assim existem para o seu negócio que nunca verificou, só porque alguém, um dia, lhe disse que não eram para si?

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É o mapa que a Joana teria querido muito antes daquela terça-feira à noite.

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A Joana e o Tadeu são personagens criados para este texto.

Perguntas frequentes

Uma empresa pequena pode concorrer a concursos públicos?+

Pode. Qualquer empresa regularizada pode concorrer, desde que cumpra as exigências do procedimento, como ter a situação contributiva e tributária em dia. Cada anúncio indica os documentos, os prazos e os critérios daquela compra, pelo que a primeira tarefa é ler com atenção.

Que lei regula a contratação pública em Portugal?+

A contratação pública rege-se pelo Código dos Contratos Públicos, que estabelece os tipos de procedimento e as regras de transparência e concorrência. Cada procedimento traz as suas condições específicas, por isso o que vale em última instância é o que está escrito no respetivo anúncio e caderno de encargos.

Onde encontrar concursos públicos para a minha empresa?+

Nas plataformas eletrónicas de contratação pública, no portal BASE e nos sites das entidades públicas, como as câmaras municipais. Comece pelas entidades do seu concelho e dos concelhos vizinhos, onde a logística é mais vantajosa. Acompanhar os procedimentos do seu setor durante um mês já mostra o tamanho da oportunidade.

O Estado paga a tempo e horas?+

Os prazos de pagamento seguem as regras do procedimento e do contrato e podem variar entre entidades. Podem acontecer atrasos, por isso é importante planear a tesouraria e não depender apenas deste canal. Ler o historial da entidade e falar com outros fornecedores ajuda a calcular o risco.

Onde entra a contratação pública entre os canais de aquisição de clientes?+

Na Cartilha dos 100 Canais de Aquisição, a venda ao Estado aparece na parte de prospeção ativa e venda direta, ao lado do e-mail frio, do telefone e da venda no terreno. A cartilha mostra o primeiro passo para testar cada canal e o custo do teste, para decidir se os concursos públicos devem estar entre os seus três primeiros.

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Sim. Os canais abrangem empresas locais, prestadores de serviços, lojas online, empresas B2B e profissionais. A cartilha ajuda-o a escolher aqueles que se adaptam ao seu caso.

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