An öffentliche Auftraggeber verkaufen: Ausschreibungen als Vertriebskanal

Die Ausschreibung hatte zweiundvierzig Seiten, und Jana las die erste Seite dreimal.

Es war ein Dienstagabend, der Großhandel längst geschlossen, und sie saß im Büro ganz hinten, mit gelbem Textmarker und kaltem Kaffee. Die Nachbarstadt wollte Papierhandtücher, Flüssigseife, Müllsäcke und Desinfektionsmittel für ihre Schulen einkaufen. Genau das, was Jana jeden Tag an Hausverwaltungen und Restaurants lieferte.

Gefunden hatte sie die Ausschreibung durch Zufall. Und ihr erster Gedanke war: „Das ist nichts für mich.“

Dieser Satz hätte sie beinahe einen der besten Kunden gekostet, die ihr Betrieb je haben sollte.

Können auch kleine Unternehmen an öffentliche Auftraggeber verkaufen?

Ja. Städte, Gemeinden, Länder, Schulen, Krankenhäuser und andere öffentliche Stellen kaufen ständig Waren und Dienstleistungen ein. Das Vergaberecht verpflichtet sie, das offen und im Wettbewerb zu tun, meist über eine Ausschreibung. Für kleine und mittlere Unternehmen sieht das Gesetz ausdrücklich Rücksicht vor, etwa die Aufteilung großer Aufträge in kleinere Lose. Eine Abkürzung ist das nicht, und einen sicheren Sieg gibt es nicht. Aber es ist ein Vertriebskanal, der jedem ordentlich aufgestellten Unternehmen offensteht.

Janas Problem war nicht ihre Größe. Es war die fehlende Landkarte.

Woche 1: Was sie zu wissen glaubte

Bis zu diesem Dienstag stammte alles, was Jana über Ausschreibungen wusste, von Torsten.

Torsten führte einen ähnlichen Großhandel auf der anderen Seite der Stadt, und die beiden trafen sich bei den Treffen des Gewerbevereins. Er sprach über Ausschreibungen mit der Sicherheit eines Mannes, der es vor Jahren einmal versucht hatte. „Alles abgekartet. Gewinnen tut nur, wer jemanden kennt. Und die Behörde zahlt sowieso spät.“

Jana wiederholte diesen Satz jahrelang, ohne auch nur einen Teil davon zu überprüfen.

Als sie die Ausschreibung dann wirklich öffnete, war die erste Überraschung die Menge an schriftlichen Regeln, nicht die Menge an Seilschaften. Alles stand da: was die Stadt wollte, in welcher Menge, nach welcher Spezifikation, welche Nachweise verlangt wurden, wie der Wettbewerb ablief, wann und wie bezahlt wurde. Nichts war geheim. Vieles war nur langweilig.

Woche 2: Registrierung und Papierkram

Wer an die öffentliche Hand verkaufen will, muss beweisen, dass es sein Unternehmen gibt und dass es in Ordnung ist. Das nennt sich Eignungsnachweis. Jana schrieb sich auf, was die Unterlagen verlangten, und hakte ab:

Zugang zur Vergabeplattform. Bund, Länder und Kommunen veröffentlichen ihre Aufträge auf eigenen Portalen oder über beauftragte Plattformen. Oberhalb bestimmter Schwellenwerte erscheinen Ausschreibungen zusätzlich europaweit im Amtsblatt der EU (TED). Für den Einstieg reicht es, sich auf den Portalen der eigenen Region zu registrieren.

Bescheinigungen. Steuerliche Unbedenklichkeit, Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Auszug aus dem Gewerbezentralregister. Eine davon war abgelaufen; sie brauchte eine Woche, um das zu klären. Wer sich präqualifizieren lässt, hinterlegt viele dieser Nachweise einmal zentral und spart sich das ständige Neubeantragen.

Unternehmensunterlagen. Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung und, je nach Auftrag, Referenzen: ein Schreiben eines Kunden, dass Sie so etwas schon einwandfrei geliefert haben. Jana bat den Verwalter einer Wohnanlage, die sie belieferte, darum.

Schwer war das nicht. Es war Arbeit, genau die Art Arbeit, die faule Konkurrenz abschreckt.

Woche 4: Das erste Angebot (und die erste Niederlage)

Es war eine elektronische Vergabe, bei der die Angebote über die Plattform eingereicht werden und bei vergleichbaren Waren vor allem der Preis entscheidet: Den Zuschlag bekommt das wirtschaftlichste Angebot unter denen, die alle Anforderungen erfüllen.

Jana reichte ihr Angebot mit schweißnassen Händen ein. Dann wartete sie. Als sie sah, wie niedrig die Gewinner kalkuliert hatten, wusste sie: Da wäre sie unter ihrem Einkaufspreis gelandet.

Sie verlor. Und drei Wochen später bei der nächsten Ausschreibung wieder.

Jetzt tat sie, was Torsten nie getan hatte: Statt „abgekartet“ zu sagen, schaute sie nach, wer gewonnen hatte und zu welchem Preis. Auch diese Ergebnisse sind einsehbar. Und sie erkannte etwas Einfaches. Sie hatte sich um riesige Mengen beworben, gegen Händler, die direkt ab Werk einkauften. Bei den kleineren, spezielleren Posten sah der Wettbewerb ganz anders aus.

Monat 6: Was sich beim vierten Angebot änderte

Beim vierten Mal wollte Jana nicht alles gewinnen. Sie bewarb sich nur auf die Lose, bei denen sie wirklich einen guten Preis hatte: Flüssigseife im Nachfüllbeutel und ein bestimmtes Desinfektionsmittel, das sie ohnehin günstig einkaufte.

Sie bekam zwei Lose.

Die Stadt kaufte nicht alles auf einmal. Das Ergebnis war eine Rahmenvereinbarung: Der Auftraggeber legt den Preis fest und ruft die Ware nach Bedarf ab, über einen festgelegten Zeitraum. In der Praxis hieß das Bestellungen, die über Monate hereinkamen, ohne dass sie jedes Mal neu verkaufen musste.

Reich wurde sie nicht. Sie musste ihre Liquidität planen, denn auch die öffentliche Hand zahlt nach eigenen Fristen, und einmal kam das Geld einen Monat später. Sie lernte, Fracht und Steuern vor dem Angebot einzurechnen. Aber sie bekam etwas, das ihr kein Hausverwalter geben konnte: einen Kunden, der Wochen im Voraus öffentlich ankündigt, was er kaufen wird.

Was Torsten noch nicht weiß

Beim letzten Treffen des Gewerbevereins klagte Torsten, bei den Restaurants sei weniger los, und die Hausverwaltungen verhandelten ihre Verträge neu.

Jana hatte es auch gespürt. Aber sie hatte einen Weg mehr: die Abrufe aus der Rahmenvereinbarung, zwei Ausschreibungen in Prüfung und Bescheinigungen, die immer aktuell waren.

Beide haben denselben Lieferwagen, dasselbe Lager, dieselben Lieferanten. Die eine hat einen Vertriebskanal mehr. Der andere hat eine Meinung dazu.

So fangen Sie an, an öffentliche Auftraggeber zu verkaufen

1. Entscheiden Sie, wo Sie suchen. Beginnen Sie bei Ihrer Stadt und den Nachbargemeinden, wo Fracht und Logistik für Sie sprechen. Beobachten Sie deren Vergabeportale.

2. Bringen Sie alles in Ordnung, bevor Sie es brauchen. Halten Sie Bescheinigungen aktuell und die Registrierung bereit. Viele verpassen eine Chance, weil sie am Vortag merken, dass ein Nachweis abgelaufen ist.

3. Lesen Sie drei Ausschreibungen ganz, bevor Sie sich auf die erste bewerben. Sie lernen Vokabular, Fristen und die üblichen Anforderungen Ihrer Branche kennen.

4. Schauen Sie sich die Ergebnisse abgeschlossener Verfahren an. Sie zeigen, wer gewinnt und in welcher Preisspanne. Das ist kostenlose Marktforschung.

5. Bewerben Sie sich zuerst dort, wo Sie einen echten Vorteil haben. Spezielle Posten, kleinere Lose, Aufträge, die auf den Mittelstand zugeschnitten sind.

6. Rechnen Sie vollständig. Einkaufspreis, Fracht, Steuern, Zahlungsziel und Mindestmarge. Geht die Rechnung nicht auf, geben Sie kein Angebot ab.

Ausschreibungen sind ein Kanal. Nicht der einzige

Jana erkannte früh ein Risiko: Sich auf die öffentliche Hand zu verlassen, ist so gefährlich, wie von einem einzigen Großkunden abzuhängen. Haushalte ändern sich, Zahlungsfristen werden knapp, eine Ausschreibung wiederholt sich nicht von selbst. Wer nur von Ausschreibungen lebt, lebt auch im Wechsel von Fest und Flaute.

Was für sie den Unterschied machte: Sie behandelte Ausschreibungen als einen Kanal unter mehreren. Hausverwaltungen, Restaurants, Empfehlungen aus dem Gewerbeverein und jetzt eben öffentliche Auftraggeber. Wenn einer abkühlt, trägt der andere. Falls Ihr Unternehmen zu sehr an einem einzigen Käufer hängt, lesen Sie was Sie tun können, wenn Ihr Unternehmen von einem Großkunden abhängt.

Und das ist die Frage, die für Sie übrig bleibt: Wie viele solcher Kanäle gibt es für Ihr Geschäft, die Sie nie geprüft haben, nur weil Ihnen irgendwann jemand sagte, das sei nichts für Sie?

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Es ist die Landkarte, die Jana sich lange vor diesem Dienstagabend gewünscht hätte.

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Jana und Torsten sind für diesen Text erfundene Figuren.

Häufig gestellte Fragen

Dürfen kleine Unternehmen an Ausschreibungen teilnehmen?+

Ja. Jedes ordnungsgemäß geführte Unternehmen kann teilnehmen, und kleine und mittlere Unternehmen werden im Vergaberecht ausdrücklich berücksichtigt, zum Beispiel durch die Aufteilung von Aufträgen in Lose. Sie müssen die Eignungsanforderungen der Ausschreibung erfüllen, etwa aktuelle Bescheinigungen vorlegen.

Wo finde ich Ausschreibungen für mein Unternehmen?+

Auf den Vergabeportalen von Bund, Ländern und Kommunen sowie, bei größeren Aufträgen, im Amtsblatt der EU (TED). Beginnen Sie mit den Auftraggebern in Ihrer Stadt und den Nachbarorten, wo die Logistik für Sie günstiger ist. Schon ein Monat Beobachtung Ihrer Branche zeigt, wie groß die Chance ist.

Welche Nachweise brauche ich für eine Ausschreibung?+

Meist Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Eigenerklärungen und je nach Auftrag Referenzen früherer Kunden. Jede Ausschreibung nennt die genauen Anforderungen. Wer sich präqualifizieren lässt, spart sich viel Wiederholungsarbeit.

Zahlt die öffentliche Hand pünktlich?+

Die Zahlungsfristen richten sich nach Ausschreibung und Vertrag und können je nach Auftraggeber unterschiedlich sein. Verzögerungen kommen vor, deshalb sollten Sie Ihre Liquidität planen und sich nicht allein auf diesen Kanal verlassen. Wer die Erfahrungen anderer Lieferanten mit dem Auftraggeber erfragt, kann das Risiko besser einschätzen.

Wo stehen Ausschreibungen unter den Kanälen zur Kundengewinnung?+

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