Cara Menjual ke Pemerintah: Tender sebagai Saluran Penjualan

Dokumen pengadaan itu setebal empat puluh dua halaman dan Juwita membaca halaman pertamanya tiga kali.

Selasa malam, distributornya sudah tutup, dan ia di kantor belakang dengan stabilo kuning dan kopi yang sudah dingin. Pemerintah kabupaten tetangga ingin membeli tisu, sabun cair, kantong sampah, dan cairan disinfektan untuk sekolah-sekolah negeri. Persis yang dijual perusahaannya setiap hari ke apartemen dan restoran.

Ia menemukan pengumuman itu secara kebetulan. Dan hal pertama yang terlintas: "Ini bukan untukku."

Kalimat itu nyaris membuatnya kehilangan salah satu pelanggan terbaik yang akan dimiliki distributornya.

Mungkinkah usaha kecil menjual ke pemerintah?

Mungkin. Pemerintah pusat dan daerah, sekolah, rumah sakit, dan instansi publik lainnya membeli barang dan jasa sepanjang waktu, dan berkewajiban membelinya secara terbuka dan bersaing, umumnya lewat pengadaan atau tender. Aturan pengadaan barang dan jasa pemerintah (di Indonesia berpusat pada Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya) juga mendorong keterlibatan usaha kecil, antara lain lewat paket pekerjaan yang diperuntukkan bagi mereka. Ini bukan jalan pintas dan tak ada kemenangan yang dijamin, tetapi ini saluran penjualan yang terbuka bagi setiap usaha yang legalitasnya beres.

Masalah Juwita bukan ukuran. Melainkan peta.

Minggu 1: yang ia kira ia tahu

Sebelum Selasa itu, semua yang diketahui Juwita tentang tender datang dari Tono.

Tono punya distributor serupa di sisi lain kota, dan keduanya bertemu di rapat asosiasi pengusaha. Ia bicara soal tender dengan keyakinan orang yang pernah mencoba sekali, bertahun-tahun lalu. "Itu permainan yang sudah diatur. Yang menang hanya yang kenal orang dalam. Dan pemerintah tidak bayar."

Juwita mengulang kalimat itu bertahun-tahun tanpa memeriksa satu bagian pun darinya.

Ketika ia membuka dokumen pengadaan yang sebenarnya, kejutan pertama adalah banyaknya aturan tertulis, bukan pertemanan. Semuanya ada di sana: apa yang diinginkan pemerintah daerah itu, dalam jumlah berapa, dengan spesifikasi apa, dokumen apa yang diminta, bagaimana persaingannya, kapan dan bagaimana pembayarannya. Tak ada yang rahasia. Banyak yang membosankan.

Minggu 2: pendaftaran dan dokumen

Untuk menjual ke instansi pemerintah, perusahaan harus membuktikan bahwa ia ada dan beres. Juwita membuat daftar apa yang diminta dokumen itu dan mencoretnya satu per satu:

Pendaftaran di portal pengadaan. Pemerintah pusat dan daerah memakai portal pengadaan elektronik seperti LPSE dan katalog elektronik nasional yang dikelola LKPP; rencana pengadaan instansi juga diumumkan lewat sistem informasi rencana umum pengadaan. Setiap daerah punya portalnya sendiri, jadi periksa yang berlaku di wilayah Anda.

Bukti kepatuhan. Pajak, kepesertaan jaminan sosial ketenagakerjaan dan kesehatan, dan izin usaha yang sah. Satu dokumennya sudah kedaluwarsa; ia butuh seminggu untuk membereskannya.

Dokumen perusahaan. Akta pendirian, NIB, NPWP, dan, dalam beberapa kasus, surat referensi pengalaman: dokumen dari pelanggan yang menyatakan bahwa Anda pernah memasok hal itu dengan benar. Juwita memintanya dari pengelola salah satu apartemen yang ia layani.

Tidak sulit. Hanya merepotkan, jenis kerepotan yang membuat pesaing malas menyerah.

Minggu 4: tender pertama (dan kekalahan pertama)

Mekanismenya adalah tender elektronik, cara paling umum untuk membeli barang dan jasa sehari-hari. Berjalan seperti lelang terbalik lewat internet: perusahaan mengirim penawaran, lalu bersaing dengan penawaran harga, dan yang menang adalah harga terendah di antara mereka yang memenuhi syarat dokumen.

Juwita masuk ke ruang virtual pukul sembilan pagi dengan tangan berkeringat. Ia melihat angka-angka turun di layar. Ia berhenti mengikuti ketika harga sudah di bawah yang bisa ia bayar ke pemasoknya.

Kalah. Dan kalah lagi, tiga minggu kemudian, di pengumuman lain.

Di sinilah ia melakukan apa yang tak pernah dilakukan Tono: alih-alih menyimpulkan itu permainan yang sudah diatur, ia mencari tahu siapa yang menang dan dengan harga berapa. Hasilnya juga terbuka untuk umum. Dan ia menyadari sesuatu yang sederhana. Ia bersaing di item bervolume sangat besar, melawan distributor yang membeli langsung dari pabrik. Pada item yang lebih kecil dan spesifik, persaingannya lain.

Bulan ke-6: yang berubah di tender keempat

Di pengumuman keempat, Juwita tidak mencoba memenangkan semuanya. Ia memilih hanya paket yang harganya benar-benar bagus: sabun cair isi ulang dan satu disinfektan khusus yang sudah biasa ia beli dengan murah. Sebagian paketnya khusus untuk usaha kecil.

Ia memenangkan dua paket.

Pemerintah daerah itu tidak membeli semuanya sekaligus. Hasilnya menjadi kontrak payung: dokumen di mana instansi mencatat harga pemenang dan membeli sesuai kebutuhan selama jangka waktu tertentu. Dalam praktiknya, pesanan yang datang sepanjang bulan, tanpa ia harus menjual ulang setiap kali.

Ia tidak jadi kaya. Ia harus merencanakan kas, karena pembayaran pemerintah mengikuti tenggat dan tahapan sendiri, dan pernah ada satu bulan keterlambatan. Ia belajar menghitung ongkos kirim dan pajak sebelum menawar. Tetapi ia mendapat sesuatu yang tak diberikan satu apartemen pun: pelanggan yang mengumumkan lebih dulu apa yang akan dibelinya.

Yang belum diketahui Tono

Di rapat asosiasi terakhir, Tono mengeluh bahwa pesanan restoran turun dan apartemen sedang menegosiasi ulang kontrak.

Juwita juga merasakannya. Hanya saja ia punya satu jalan lagi: pesanan dari kontrak payung, dua pengumuman yang sedang dianalisis, dan dokumen kepatuhan yang selalu diperbarui.

Keduanya punya truk yang sama, stok yang sama, pemasok yang sama. Yang satu punya satu saluran penjualan lebih banyak. Yang lain punya pendapat tentangnya.

Cara mulai menjual ke pemerintah, langkah demi langkah

1. Pilih di mana mencari. Mulailah dari kota atau kabupaten Anda dan tetangganya, tempat ongkos kirim dan logistik berpihak kepada Anda. Pantau portal pengadaan mereka.

2. Bereskan sebelum membutuhkan. Jaga dokumen kepatuhan tetap berlaku dan pendaftaran penyedia siap. Banyak perusahaan kehilangan peluang karena menemukan dokumen kedaluwarsa pada malam sebelumnya.

3. Baca tiga dokumen pengadaan sampai habis sebelum ikut yang pertama. Anda akan belajar kosakata, tenggat, dan persyaratan yang lazim di bidang Anda.

4. Lihat hasil tender yang sudah selesai. Itu menunjukkan siapa yang menang dan di kisaran harga berapa. Itu riset pasar gratis.

5. Ikut pertama-tama di tempat Anda punya keunggulan nyata. Item spesifik, paket kecil, paket khusus usaha kecil.

6. Hitung lengkap. Harga beli, ongkos kirim, pajak, tempo pembayaran, dan margin minimum. Kalau tidak masuk, jangan menawar.

Tender itu satu saluran. Jangan jadikan satu-satunya

Ada risiko yang Juwita lihat sejak awal: bergantung pada pemerintah sama berbahayanya dengan bergantung pada satu pelanggan besar. Anggaran berubah, tempo pembayaran menekan, satu pengumuman tak berulang. Perusahaan yang hanya hidup dari tender juga hidup antara pesta dan paceklik.

Yang membuat bedanya baginya adalah memperlakukan tender sebagai salah satu saluran di antara beberapa: apartemen, restoran, rekomendasi dari asosiasi, dan sekarang instansi pemerintah. Kalau satu mendingin, yang lain menopang. Kalau bisnis Anda terlalu bergantung pada satu pembeli, ada baiknya membaca apa yang dilakukan ketika bisnis bergantung pada satu pelanggan besar.

Dan inilah pertanyaan yang tersisa untuk Anda: berapa banyak saluran seperti ini ada untuk bisnis Anda yang belum pernah Anda periksa, hanya karena seseorang, suatu hari, mengatakan itu bukan untuk Anda?

Panduan 100 Saluran Akuisisi Pelanggan, karya Luiz Philipe Campos, memuat tender di antara 100 salurannya, berdampingan dengan cold e-mail, prospek lewat telepon, penjualan lapangan, pameran, asosiasi, kemitraan, marketplace, dan puluhan lainnya, yang disusun dalam 10 bagian. Untuk masing-masing: apa itu, contoh praktis, langkah pertama untuk mengujinya, untuk siapa paling cocok, dan biaya pengujiannya. Bonusnya adalah lembar penilaian untuk memberi skor setiap saluran dan memilih tiga yang pertama, serta rencana 30 hari, hari demi hari, untuk meluncurkan yang pertama.

Itulah peta yang sangat diinginkan Juwita jauh sebelum Selasa malam itu.

Langkah selanjutnya

Jangan bergantung pada satu cara untuk memenangkan pelanggan

Segala sesuatu di artikel ini berfungsi lebih baik ketika pelanggan baru datang setiap bulan. Kebanyakan bisnis bergantung pada dua atau tiga saluran dan menderita ketika salah satu dari saluran tersebut melambat. Panduan 100 Saluran Akuisisi menunjukkan 100 cara untuk memenangkan pelanggan, contoh praktis dari masing-masing cara dan langkah pertama untuk mengujinya dengan mengeluarkan sedikit atau tidak sama sekali.

• ✓100 saluran, satu per satu, dari yang paling terkenal hingga yang hampir tidak digunakan oleh siapa pun
• ✓Sebuah contoh praktis dan langkah awal berbiaya rendah untuk setiap saluran
• ✓Cara sederhana untuk memilih saluran yang sesuai dengan bisnis Anda sekarang
• ✓Bonusnya: Kartu skor saluran
• ✓Bonusnya: Rencana tes 30 hari

Dapatkan panduan 100 saluran akuisisi untuk $19

Pembayaran satu kali · Akses instan · Jaminan 7 hari

Aksesnya langsung dan pembayarannya sekali, dengan garansi 7 hari lewat Hotmart. Anda tidak perlu menguji ke-100. Anda perlu menemukan tiga yang masuk akal bagi perusahaan Anda dan memulai dari satu.

Juwita dan Tono adalah tokoh fiktif yang dibuat untuk tulisan ini.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah usaha kecil ikut tender?+

Bisa. Setiap usaha yang legalitasnya beres boleh ikut, dan usaha kecil mendapat dukungan dalam aturan pengadaan, seperti paket yang diperuntukkan bagi mereka pada sebagian pengadaan. Anda harus memenuhi persyaratan dokumen dalam pengumuman, seperti bukti kepatuhan yang masih berlaku.

Apa aturan yang berlaku untuk pengadaan pemerintah?+

Pengadaan barang dan jasa pemerintah diatur dalam peraturan presiden tentang pengadaan barang/jasa pemerintah beserta perubahannya, dan setiap pengumuman memuat aturan spesifik untuk pembelian tersebut. Selalu baca dokumen pengadaannya dan periksa aturan terbaru yang berlaku di instansi yang bersangkutan.

Di mana menemukan tender untuk perusahaan saya?+

Di portal pengadaan seperti LPSE milik pemerintah pusat dan daerah, serta katalog elektronik nasional. Mulailah dari instansi di kota Anda dan kota-kota tetangga, tempat logistiknya lebih menguntungkan. Memantau pengumuman di bidang Anda selama sebulan sudah menunjukkan besarnya peluang.

Apakah pemerintah membayar tepat waktu?+

Tenggat pembayaran mengikuti aturan dokumen dan kontrak, dan bisa berbeda antarinstansi. Keterlambatan bisa terjadi, karena itu penting merencanakan kas dan tidak bergantung hanya pada saluran ini. Membaca riwayat instansi dan berbicara dengan pemasok lain membantu menghitung risikonya.

Di mana posisi tender di antara saluran akuisisi pelanggan?+

Dalam Panduan 100 Saluran Akuisisi Pelanggan, penjualan ke pemerintah ada di bagian prospek aktif dan penjualan langsung, berdampingan dengan cold e-mail, telepon, dan penjualan lapangan. Panduan itu menunjukkan langkah pertama untuk menguji tiap saluran dan biaya pengujiannya, agar Anda memutuskan apakah tender masuk tiga pilihan pertama Anda.

Apakah ini cocok untuk jenis bisnis saya?+

Ya. Salurannya mencakup bisnis lokal, penyedia layanan, toko online, perusahaan B2B, dan profesional. Panduan ini membantu Anda memilih yang sesuai dengan kasus Anda.

Bagaimana cara saya menerima panduan ini?+

Tepat setelah pembayaran, Hotmart mengirimkan akses ke email Anda. Anda dapat membacanya di ponsel, komputer, atau mencetaknya.

Bagaimana jika saya tidak menyukainya?+

Anda memiliki jaminan 7 hari. Jika bukan untuk Anda, mintalah pengembalian dana melalui Hotmart dalam jangka waktu tersebut.

Panduan 100 Saluran Akuisisi

100 cara memenangkan pelanggan tanpa bergantung pada satu sumber penjualan

Dapatkan panduan 100 saluran akuisisi untuk $19

Pembayaran satu kali · Akses instan · Jaminan 7 hari