Verkopen aan de overheid: aanbesteden als verkoopkanaal

Het bestek telde tweeënveertig pagina's en Joyce las de eerste drie keer.

Het was een dinsdagavond, de groothandel allang dicht, en zij zat in het kantoortje achterin met een gele markeerstift en een koude koffie. De buurgemeente zocht een leverancier voor handdoekpapier, vloeibare zeep, vuilniszakken en ontsmettingsmiddel voor de scholen. Precies wat haar bedrijf elke dag aan appartementencomplexen en restaurants leverde.

Ze had de aanbesteding bij toeval gevonden. En het eerste wat ze dacht, was: "Dit is niks voor mij."

Die zin kostte haar bijna een van de beste klanten die de groothandel ooit zou krijgen.

Kan een klein bedrijf aan de overheid verkopen?

Ja. Gemeenten, provincies, scholen, ziekenhuizen en andere overheidsinstellingen kopen voortdurend producten en diensten in, en ze zijn wettelijk verplicht dat openbaar en concurrerend te doen, meestal via een aanbesteding. In Nederland geldt daarvoor de Aanbestedingswet, en opdrachten worden gepubliceerd op platforms zoals TenderNed; in België zijn er eigen platforms. Kleine bedrijven worden niet buitengesloten: overheden moeten bij grotere opdrachten rekening houden met het midden- en kleinbedrijf, bijvoorbeeld door opdrachten in percelen te verdelen. Het is geen sluiproute en winst is nooit gegarandeerd, maar het is een verkoopkanaal dat openstaat voor elk bedrijf dat zijn zaken op orde heeft.

Joyces probleem was niet haar omvang. Het was de kaart.

Week 1: wat ze dacht te weten

Alles wat Joyce voor die dinsdag van aanbesteden wist, kwam van Teun.

Teun had een vergelijkbare groothandel aan de andere kant van de stad, en de twee zagen elkaar op de bijeenkomsten van de ondernemersvereniging. Hij sprak over aanbestedingen met het gezag van iemand die het jaren geleden één keer had geprobeerd. "Het is een spel met gemarkeerde kaarten. Alleen wie iemand kent, wint. En de overheid betaalt toch niet."

Joyce herhaalde die zin jarenlang zonder één woord ervan na te trekken.

Toen ze het bestek echt opende, was de eerste verrassing het aantal regels, niet het aantal vriendjes. Alles stond erin: wat de gemeente wilde, in welke hoeveelheid, met welke specificaties, welke documenten ze vroeg, hoe de selectie zou verlopen, wanneer en hoe er betaald werd. Er was niets geheims. Er was heel veel saaie tekst.

Week 2: de inschrijving en de papierwinkel

Wie aan een overheid wil leveren, moet bewijzen dat het bedrijf bestaat en op orde is. Joyce maakte een lijst van wat het bestek vroeg en streepte af:

Registratie op het inkoopplatform. In Nederland is dat vaak TenderNed, naast de eigen inkoopportalen van gemeenten. Grote opdrachten worden Europees gepubliceerd, kleinere staan vaak alleen op nationale of regionale platforms.

Verklaringen van betrouwbaarheid. Een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een eigen verklaring en bewijs dat belastingen en premies zijn betaald. Eén document was verlopen; het kostte haar een week om dat te regelen.

Bedrijfsdocumenten en referenties. Soms vraagt een opdrachtgever een referentie: een verklaring van een klant dat je eerder netjes hebt geleverd. Joyce vroeg het aan de beheerder van een van de complexen die ze bediende.

Het was niet moeilijk. Het was veel werk, het soort werk dat de luie concurrentie op afstand houdt.

Week 4: de eerste inschrijving (en de eerste nederlaag)

De procedure was een openbare aanbesteding met gunning op laagste prijs, de gebruikelijkste vorm voor gewone producten. Je dient een offerte in, de opdrachtgever beoordeelt of je aan alle eisen voldoet, en daarna wint de laagste prijs onder de partijen die dat doen.

Joyce diende haar offerte in met bezwete handen. Ze volgde de uitslag en zag dat ze ver boven de winnaar zat. Onder wat zij zelf bij haar leverancier betaalde, kon ze niet.

Ze verloor. En drie weken later nog eens, bij een tweede aanbesteding.

Toen deed ze wat Teun nooit deed: in plaats van te concluderen dat het om afgesproken werk ging, ging ze kijken wie er gewonnen had en voor welk bedrag. Die gunningen zijn openbaar. En ze zag iets simpels. Zij bood op enorme volumes, tegen groothandels die rechtstreeks bij de fabriek inkochten. Bij de kleinere, specifiekere onderdelen was de strijd heel anders.

Maand 6: wat er veranderde bij de vierde aanbesteding

Bij de vierde probeerde Joyce niet alles te winnen. Ze koos alleen de percelen waar haar prijs echt klopte: navulzeep en één specifiek ontsmettingsmiddel dat ze al goed inkocht. De opdracht was in percelen verdeeld, dus ze kon op alleen die twee inschrijven.

Ze won twee percelen.

De gemeente kocht niet alles in één keer. Het resultaat werd een raamovereenkomst: een afspraak waarin de opdrachtgever de winnende prijs vastlegt en gedurende een bepaalde periode afroept wat nodig is. In de praktijk: bestellingen die maandenlang binnenkomen, zonder dat zij telkens opnieuw hoefde te verkopen.

Ze werd er niet rijk van. Ze moest haar kasstroom plannen, want publieke betalingen volgen eigen termijnen en er was een maand vertraging. Ze leerde vracht en belasting door te rekenen voordat ze bood. Maar ze kreeg iets wat geen enkel appartementencomplex haar gaf: een klant die vooraf publiceert wat hij gaat kopen.

Wat Teun nog niet weet

Op de laatste bijeenkomst van de vereniging klaagde Teun dat het bij de restaurants rustiger was geworden en dat de complexen hun contracten heronderhandelden.

Joyce voelde het ook. Alleen had zij nog een weg: de bestellingen uit de raamovereenkomst, twee aanbestedingen in beoordeling en haar verklaringen altijd op orde.

Ze hebben dezelfde bestelwagen, dezelfde voorraad, dezelfde leveranciers. De een heeft een verkoopkanaal meer. De ander heeft een mening erover.

Zo begin je met verkopen aan de overheid, stap voor stap

1. Kies waar je zoekt. Begin in je eigen gemeente en de buurgemeenten, waar vracht en logistiek in je voordeel werken. Volg hun inkoopportaal en TenderNed.

2. Regel je papieren voordat je ze nodig hebt. Houd je uittreksel, verklaringen en betalingsbewijzen actueel. Veel bedrijven missen een kans omdat ze de avond ervoor ontdekken dat een document is verlopen.

3. Lees drie bestekken helemaal door voordat je op de eerste inschrijft. Zo leer je het jargon, de termijnen en de gebruikelijke eisen in jouw branche.

4. Bekijk de gunningen van afgeronde aanbestedingen. Ze laten zien wie wint en in welke prijsklasse. Gratis marktonderzoek.

5. Bied eerst waar je een echt voordeel hebt. Specifieke producten, kleinere percelen, opdrachten die bewust voor het mkb openstaan.

6. Reken alles door. Inkoopprijs, vracht, belasting, betalingstermijn en minimale marge. Klopt het niet, bied dan niet.

Aanbesteden is een kanaal. Maak het niet je enige

Joyce zag al vroeg een risico: afhankelijk zijn van de overheid is net zo gevaarlijk als afhankelijk zijn van één grote klant. Budgetten veranderen, betalingstermijnen worden krapper, een aanbesteding komt niet terug. Een bedrijf dat alleen van aanbestedingen leeft, leeft ook van feest tot hongersnood.

Het verschil maakte dat ze aanbesteden zag als één kanaal tussen meer: de appartementencomplexen, de restaurants, de tips uit de vereniging en nu ook de overheid. Koelt de ene af, dan houdt de andere je overeind. Hangt jouw bedrijf te veel aan één afnemer, lees dan wat je kunt doen als je bedrijf afhankelijk is van één grote klant.

En dit is de vraag die voor jou overblijft: hoeveel kanalen als dit bestaan er voor jouw bedrijf die je nooit hebt gecontroleerd, alleen omdat iemand je ooit vertelde dat het niets voor jou was?

De gids met 100 acquisitiekanalen van Luiz Philipe Campos heeft aanbesteden als een van de 100 kanalen, naast koude e-mail, telefonische acquisitie, buitendienst, beurzen, verenigingen, samenwerkingen, marktplaatsen en tientallen andere, verdeeld over 10 delen. Per kanaal: wat het is, een praktisch voorbeeld, de eerste stap om het te testen, voor wie het het best werkt en wat het kost om te testen. De bonussen zijn een spreadsheet om elk kanaal een score te geven en je eerste drie te kiezen, en een plan van 30 dagen, dag voor dag, om het eerste te lanceren.

Het is de kaart die Joyce graag veel eerder had gehad, die dinsdagavond.

Volgende stap

Vertrouw niet op één enkele manier om klanten te winnen

Alles in dit artikel werkt beter als er elke maand nieuwe klanten arriveren. De meeste bedrijven zijn afhankelijk van twee of drie kanalen en lijden als een van hen langzamer gaat werken. De Gids met 100 acquisitiekanalen toont 100 manieren om klanten te winnen, een praktisch voorbeeld van elke manier en de eerste stap om het te testen met weinig of niets.

• ✓De 100 kanalen, één voor één, van de bekendste tot de kanalen die bijna niemand gebruikt
• ✓Voor elk kanaal een praktijkvoorbeeld en een goedkope eerste stap
• ✓Een eenvoudige manier om de kanalen te kiezen die nu bij uw bedrijf passen
• ✓Bonus: Kanaalscorekaart
• ✓Bonus: 30 dagen testplan

Download de gids met 100 acquisitiekanalen voor € 45

Eenmalige betaling · Directe toegang · 7 dagen garantie

Je hebt direct toegang en betaalt één keer, met 7 dagen garantie via Hotmart. Je hoeft niet alle 100 te testen. Je moet de drie vinden die bij je bedrijf passen en met één beginnen.

Joyce en Teun zijn personages die voor deze tekst zijn verzonnen.

Veelgestelde vragen

Mag een klein bedrijf meedoen aan een aanbesteding?+

Ja. Elk bedrijf dat zijn zaken op orde heeft mag inschrijven, en overheden moeten bij grotere opdrachten rekening houden met het mkb, bijvoorbeeld door een opdracht in percelen te verdelen. Je moet wel aan de eisen in het bestek voldoen, zoals actuele verklaringen en een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

Welke regels gelden voor aanbesteden?+

In Nederland is dat de Aanbestedingswet, in combinatie met Europese regels voor opdrachten boven bepaalde drempelbedragen. Elke aanbesteding heeft daarnaast haar eigen bestek met de specifieke eisen, termijnen en gunningscriteria. Lees dat document altijd helemaal.

Waar vind ik aanbestedingen voor mijn bedrijf?+

Op TenderNed, op de inkoopportalen van gemeenten en provincies en bij grote instellingen zoals scholen en ziekenhuizen. Begin bij de organisaties in je eigen regio, waar logistiek in je voordeel werkt. Een maand lang de opdrachten in jouw branche volgen laat al zien hoe groot de kans is.

Betaalt de overheid op tijd?+

De betalingstermijnen staan in het bestek en de overeenkomst en kunnen per opdrachtgever verschillen. Vertraging kan voorkomen, dus plan je kasstroom en vertrouw niet alleen op dit kanaal. Het loont om te kijken hoe een opdrachtgever het eerder deed en met andere leveranciers te praten.

Waar past aanbesteden tussen de kanalen om klanten te krijgen?+

In De gids met 100 acquisitiekanalen staat verkopen aan de overheid bij actieve acquisitie en directe verkoop, naast koude e-mail, telefoon en buitendienst. De gids laat per kanaal de eerste stap en de testkosten zien, zodat je kunt beslissen of aanbesteden bij je eerste drie hoort.

Werkt het voor mijn type bedrijf?+

Ja. De kanalen omvatten lokale bedrijven, dienstverleners, online winkels, B2B-bedrijven en professionals. De gids helpt u degene te kiezen die bij uw situatie passen.

Hoe ontvang ik de gids?+

Direct na betaling verzendt Hotmart de toegang tot uw e-mail. U kunt het lezen op uw telefoon, computer of afdrukken.

Wat als ik het niet leuk vind?+

U heeft 7 dagen garantie. Als het niets voor jou is, vraag dan binnen die periode een terugbetaling aan via Hotmart.

De gids met 100 acquisitiekanalen

100 manieren om klanten te winnen zonder afhankelijk te zijn van één enkele verkoopbron

Download de gids met 100 acquisitiekanalen voor € 45

Eenmalige betaling · Directe toegang · 7 dagen garantie