Hur säljer man till kommuner och staten? Offentlig upphandling som försäljningskanal

Förfrågningsunderlaget var fyrtiotvå sidor långt, och Johanna läste den första sidan tre gånger.

Det var en tisdagskväll, grossistlagret hade stängt för dagen, och hon satt på kontoret längst bak med en gul överstrykningspenna och kall kaffe. Grannkommunen ville köpa pappershanddukar, flytande tvål, soppåsar och rengöringsmedel till kommunens skolor. Exakt det som hennes företag sålde varje dag till bostadsrättsföreningar och restauranger.

Hon hade hittat annonseringen av en slump. Och det första hon tänkte var: "Det här är inte för mig."

Den meningen höll på att kosta henne en av de bästa kunder företaget någonsin skulle få.

Kan ett litet företag sälja till det offentliga?

Ja. Kommuner, regioner, myndigheter, skolor och sjukhus köper varor och tjänster hela tiden, och de är skyldiga att göra det öppet och i konkurrens, oftast genom offentlig upphandling. Regelverket bygger på lagen om offentlig upphandling, LOU, och annonserna publiceras i upphandlingsdatabaser och e-upphandlingssystem som vem som helst kan följa. Det finns ingen genväg och ingen garanterad seger, men det är en försäljningskanal som står öppen för varje företag med ordning på pappren. Små företag kan dessutom ofta vinna på något som storbolagen har svårt att matcha: närhet, flexibilitet och snabb leverans.

Johannas problem var inte storleken. Det var kartan.

Vecka 1: vad hon trodde sig veta

Före den där tisdagen kom allt Johanna visste om upphandling från Tommy.

Tommy hade en liknande grossistfirma på andra sidan stan, och de sågs på företagarföreningens frukostmöten. Han pratade om upphandling med säkerheten hos någon som försökt en gång för många år sedan. "Det är bara för de invigda. Man vinner bara om man känner någon. Och kommunen betalar sent."

Johanna upprepade den meningen i åratal utan att kontrollera en enda del av den.

När hon till slut öppnade underlaget på riktigt var den första överraskningen mängden skrivna regler, inte mängden vänskapsband. Allt stod där: vad kommunen ville ha, i vilken mängd, med vilka krav, vilka handlingar som skulle lämnas in, hur utvärderingen skulle gå till, när och hur de skulle betala. Inget var hemligt. Mycket var tråkigt.

Vecka 2: registrering och pappersarbete

För att sälja till en offentlig upphandlare måste företaget visa att det finns och att det har ordning. Johanna gjorde en lista över vad underlaget krävde och bockade av:

Konto i upphandlingssystemet. Varje upphandlande organisation använder ett e-upphandlingssystem där man anmäler intresse och lämnar sitt anbud. Annonserna syns också i de stora upphandlingsdatabaserna, så det räcker att följa dem för sin bransch.

Intyg om att allt är i ordning. Skatter och avgifter betalda, registrerat företag, och ofta ett utdrag ur ett offentligt register. Ett av intygen hade gått ut; det tog henne en vecka att få nytt.

Företagets handlingar. Registreringsbevis, försäkringar och i vissa fall referenser: ett intyg från en kund om att du har levererat precis det här, och att det fungerade. Johanna bad ordföranden i en av bostadsrättsföreningarna hon levererade till.

Det var inte svårt. Det var mycket jobb, den sortens jobb som skrämmer bort lata konkurrenter.

Vecka 4: det första anbudet (och den första förlusten)

Upphandlingen var öppen och gick ut på lägsta pris bland de anbud som uppfyllde alla krav. Johanna räknade, skickade in och väntade.

Hon förlorade. Och hon förlorade igen tre veckor senare, i en annan upphandling.

Då gjorde hon det Tommy aldrig gjorde: i stället för att dra slutsatsen att allt var riggat gick hon och tittade på vem som vunnit och till vilket pris. Besluten är offentliga. Och hon såg något enkelt. Hon hade bjudit på enorma volymer mot grossister som köpte direkt från tillverkaren. På de mindre, mer specifika delarna såg spelplanen helt annorlunda ut.

Månad 6: vad som var annorlunda i det fjärde anbudet

I det fjärde anbudet försökte Johanna inte vinna allt. Hon valde bara ut de delar där hon hade ett riktigt pris: flytande tvål i påfyllning och ett specifikt rengöringsmedel som hon redan köpte in förmånligt. Upphandlingen var dessutom uppdelad så att mindre leverantörer hade en reell chans.

Hon vann två delar.

Kommunen köpte inte allt på en gång. Resultatet blev ett ramavtal: ett avtal där kommunen fastställer det vinnande priset och sedan beställer allt eftersom behoven dyker upp, under en bestämd period. I praktiken betydde det beställningar som trillade in under månaderna, utan att hon behövde sälja på nytt varje gång.

Hon blev inte rik. Hon fick planera kassaflödet, eftersom offentlig betalning följer egna rutiner och steg, och en månad kom betalningen sent. Hon lärde sig att räkna in frakt och kostnader före anbudet. Men hon fick något som ingen bostadsrättsförening gav henne: en kund som i förväg talar om vad den kommer att köpa.

Det Tommy ännu inte vet

På det senaste mötet i företagarföreningen klagade Tommy över att restaurangerna köpte mindre och att föreningarna omförhandlade sina avtal.

Johanna hade märkt det också. Men hon hade en väg till: beställningarna från ramavtalet, två upphandlingar under granskning och intygen alltid i ordning.

De har samma lastbil, samma lager, samma leverantörer. Den ena har en försäljningskanal till. Den andra har en åsikt om den.

Så börjar du sälja till det offentliga, steg för steg

1. Välj var du ska leta. Börja med din egen kommun och grannkommunerna, där frakt och logistik talar till din fördel. Följ deras annonser och de stora upphandlingsdatabaserna.

2. Ordna papperen innan du behöver dem. Håll intyg och registreringar aktuella. Många företag missar chansen för att de upptäcker ett utgånget intyg dagen före sista anbudsdag.

3. Läs tre upphandlingar från början till slut innan du lämnar ditt första anbud. Du lär dig språket, tidsfristerna och de vanligaste kraven i din bransch.

4. Titta på resultaten från avslutade upphandlingar. De visar vem som vinner och i vilket prisspann. Det är marknadsundersökning gratis.

5. Lämna anbud först där du har ett verkligt övertag. Specifika varor, mindre delar, upphandlingar som är anpassade för mindre leverantörer.

6. Räkna hela kalkylen. Inköpspris, frakt, kostnader, betalningsvillkor och lägsta marginal. Om det inte går ihop, lämna inget anbud.

Upphandling är en kanal. Den bör inte vara den enda

Det finns en risk som Johanna såg tidigt: att bero på det offentliga är lika farligt som att bero på en enda stor kund. Budgetar ändras, betalningstiderna dras ut, en upphandling kommer inte tillbaka. Ett företag som bara lever på upphandlingar lever också på fest eller fasta.

Det som gjorde skillnaden för henne var att behandla upphandlingen som en kanal bland flera: föreningarna, restaurangerna, rekommendationerna från företagarföreningen och nu de offentliga köparna. Kyler en av dem av håller den andra uppe. Om ditt företag är för beroende av en enda köpare lönar det sig att läsa vad du gör när företaget är beroende av en stor kund.

Och det här är frågan som du står kvar med: hur många kanaler som den här finns det för ditt företag som du aldrig har kollat, bara för att någon en gång sa att de inte var för dig?

Guiden till 100 kanaler för kundanskaffning, av Luiz Philipe Campos, har offentlig upphandling bland sina 100 kanaler, tillsammans med kall e-post, telefonförsäljning, fältförsäljning, mässor, branschföreningar, partnerskap, marknadsplatser och dussintals andra, ordnade i 10 delar. För varje kanal: vad den är, ett praktiskt exempel, första steget för att testa den, vem den passar bäst och vad det kostar att testa. Bonusarna är ett kalkylblad där du poängsätter varje kanal och väljer dina tre första, och en 30-dagarsplan, dag för dag, för att lansera den första.

Det är kartan som Johanna hade önskat sig långt före den där tisdagskvällen.

Nästa steg

Var inte beroende av ett enda sätt att vinna kunder

Allt i den här artikeln fungerar bättre när det kommer nya kunder varje månad. De flesta företag är beroende av två eller tre kanaler och lider när en av dem saktar ner. Guiden för 100 förvärvskanaler visar 100 sätt att vinna kunder, ett praktiskt exempel på var och en och det första steget för att testa att det spenderar lite eller ingenting.

• ✓De 100 kanalerna, en efter en, från de mest kända till de som nästan ingen använder
• ✓Ett praktiskt exempel och ett billigt första steg för varje kanal
• ✓Ett enkelt sätt att välja de kanaler som passar ditt företag nu
• ✓Bonus: Kanalens styrkort
• ✓Bonus: 30-dagars testplan

Få guiden för 100 förvärvskanaler för 45 €

Engångsbetalning · Omedelbar tillgång · 7 dagars garanti

Åtkomsten är omedelbar och betalningen är en engångsbetalning, med 7 dagars garanti via Hotmart. Du behöver inte testa alla 100. Du behöver hitta de tre som passar ditt företag och börja med en.

Johanna och Tommy är personer som har hittats på för den här texten.

Vanliga frågor

Kan ett litet företag delta i offentlig upphandling?+

Ja. Varje företag med ordning på sina papper kan lämna anbud, och många upphandlingar delas upp just för att mindre leverantörer ska ha en chans. Du måste uppfylla kraven i underlaget, till exempel att skatter och avgifter är betalda och att dina intyg är aktuella.

Vilken lag styr offentlig upphandling?+

I Sverige är det lagen om offentlig upphandling, LOU, som gäller för de flesta köp som kommuner, regioner och myndigheter gör, tillsammans med EU:s upphandlingsregler. Varje annonserad upphandling innehåller de särskilda reglerna för just det köpet.

Var hittar jag upphandlingar för mitt företag?+

I de stora upphandlingsdatabaserna och i de e-upphandlingssystem som kommuner och regioner använder. Börja med myndigheterna i din egen kommun och grannkommunerna, där logistiken är mest fördelaktig. Om du följer annonserna i din bransch i en månad ser du hur stor möjligheten är.

Betalar det offentliga i tid?+

Betalningstiderna följer reglerna i upphandlingen och avtalet och kan skilja sig mellan olika organisationer. Förseningar kan förekomma, så planera ditt kassaflöde och lita inte enbart på den här kanalen. Det hjälper att fråga andra leverantörer och se hur organisationen har skött betalningar tidigare.

Var passar offentlig upphandling bland kanalerna för att skaffa kunder?+

I Guiden till 100 kanaler för kundanskaffning finns försäljning till det offentliga i delen om aktiv prospektering och direktförsäljning, tillsammans med kall e-post, telefon och fältförsäljning. Guiden visar första steget för att testa varje kanal och vad testet kostar, så att du kan avgöra om upphandling hör hemma bland dina tre första.

Fungerar det för min typ av företag?+

Ja. Kanalerna täcker lokala företag, tjänsteleverantörer, nätbutiker, B2B-företag och proffs. Guiden hjälper dig att välja de som passar ditt fodral.

Hur får jag guiden?+

Direkt efter betalning skickar Hotmart åtkomsten till din e-post. Du kan läsa den på din telefon, dator eller skriva ut den.

Tänk om jag inte gillar det?+

Du har 7 dagars garanti. Om det inte är för dig, be om återbetalning till och med Hotmart inom den perioden.

Guiden för 100 förvärvskanaler

100 sätt att vinna kunder utan att vara beroende av en enda försäljningskälla

Få guiden för 100 förvärvskanaler för 45 €

Engångsbetalning · Omedelbar tillgång · 7 dagars garanti